現在的企業都希望用最少的員工,做最多的工作,員工人手不足,日日加班,超時工作無津貼,必定怨聲四起…… 要應付繁重的工作,想員工無怨言,又毋須付加班費,彈性上班可能是雇主雇員一個新選擇。
雙贏方法
雖然朝九晚五是最典型上班族的工作模式,但在現實生活中,大部分打工仔都不愿被工作時間綁死,而且每個人的生理時鐘不同,有人喜歡早睡早起,亦有人愛過貓頭鷹的生活,彈性上班的制度或可解決這些問題。
企業顧問公司Working Families, Inc.創辦人Patricia Estess在其著作《Work Concepts for the Future》便提到,如果濃縮上班時間,又不影響收入,或者許多打工仔都會舉腳贊成!
因為員工將有更多自由空間安排工作以外的事情,例如利用這些時間讀書進修、照顧家庭、做義工等,而且不必天天舟車勞動返公司。
對公司而言,員工既然能彈性安排許多私人事情,借故請病假、事假的次數應該會大大減少。
此外,如員工選擇彈性上班并需在限期內完成工作,雇主就毋須付出額外的加班費。
這批員工某程度上還可以應付辦公時間外的業務運作,例如外國客戶的來電查詢可免卻時差阻礙、公司的突發事件亦能找到人處理……
密集式上班
PatriciaEstess指出,美國一般工人每星期工作三十五至四十小時,如果用密集上班的形式安排工作時間,通常有以下三種:
* 每日工作十二小時,連續三日上班
* 每日工作十小時,連續四日上班
* 連續上班九日,合共工作八十小時,第十日才開始放假 主管可以按照工作需要,將員工編成幾組,例如將選擇410密集上班的員工分為三組,甲組返星期一至星期四;乙組返星期二至星期五;丙組返星期三至星期六,而部門每日服務的時間更可由一般八小時延長至十小時,但毋須額外給員工加班津貼。
品質保證
為了讓老板和員工在彈性上班制度下都可得益,做主管的要就工作的預期效果與員工磋商,制定一套標準讓彈性上班的員工遵循,在限期和工作品質上有明確的規限,包括:
* 預期完工的日子
* 如何判斷完成的任務合乎公司要求標準 期間主管可能要員工定期作出報告、繼續與員工作出“腦力震蕩”(brainstorming)來保持與他們的密切關系,直至主管覺得員工可以在彈性上班的制度下,仍能保持工作水準,才按情況減少會談的次數和時間。
不過,為了不讓員工的水準偏離公司的目標,所以主管對員工的工作表現也要作出定期評估。
互信為本
彈性上班的選擇很多,如果員工認為密集上班的工時過長難以應付,改為每日提早或延后返工,好像喜歡早起的員工選擇返朝七晚三,喜歡夜班的員工返兩點至十點。
作為主管的你會不會有這樣的疑問:我的返工時間比他遲,怎知道他是不是真的七點就回到公司?又或是,我已經下了班,他們會不會偷懶?……曾位列《財富》雜志五百大企業的Herman Miller公司前執行董事J. Kermit Campbell認為,領導人是應該相信身邊的員工是來幫他,而不是害他的。
專家認為,在開放和信賴的氣氛下,員工反會發展出高度的忠誠,如果有需要,他們甚至愿意付出額外的時間和精力去達成公司的目標。
所以身為主管的你應該:
* 讓下屬感覺他是被重視;
* 培養信賴和開放的氣氛,相信下屬有能力解決問題;
* 提供清晰的方向,讓員工明白本身的責任和義務;
* 對彈性上班的員工一視同仁,讓他們得到相等的待遇、福利和晉升機會;
* 隨時提供溝通渠道,讓員工有疑難時可以直接與你對話。
推行彈性上班制流程
1.研究可行性:成立小組研究可行性,找出其他公司的成功?例作參考,與員工代表作初步咨詢。
2.成立行政小組:委任專人負責推行計劃,最佳人選是人力資源部的職員。
3.設計具體計劃:包括「彈性」程度、工作時間、工作安排細則等。
4.咨詢各部門主管:把計劃詳情及公司希望達成的效果編制成小冊子,給各級管理人員參考。
5.公布:向所有員工公布計劃,確保員工有機會提出意見及發問,主管需負責解答。
6.宣傳:任何新方案推行必遇阻力,專責小組要提供充足的資訊,令員工了解新上班時間對他們的益處;甚至可安排一組人先行實踐計劃,以證明可行性。
7.評估:在計劃推行一段時間后,就要評估其有效程度,包括:員工流失率、滿意程度、生產力等。
8.檢討:根據評估報告修訂計劃,使其更符合實際需要。